Schon oft genug wurde die E-Mail totgesagt – ein Instrument aus dem letzten Jahrhundert, das nicht mehr zeitgemäß sei. Und doch ist es nach wie vor so, dass ohne E-Mails keine virtuelle Interaktion möglich ist. Mehr noch, eine E-Mail-Adresse ist zum Identifikationsfaktor geworden: ganz gleich, ob es der Online-Einkauf, die Ticketbuchung für eine Veranstaltung ist oder auch „nur“ die Anmeldung für einen Newsletter ist – ohne Bestätigung der E-Mail-Adresse nicht möglich.
Selbst wenn im Unternehmen intern die Kommunikation hauptsächlich per Kollaborations-Tool abläuft – ohne E-Mail-Adresse kann das hippe Kollaborations-Tool noch nicht einmal erworben werden. Kunden- und Lieferantenrechnungen, behördliche Mitteilungen, Online-Banking, Reisebuchungen, Austausch mit Steuerberatungs-/Notarbüros und Rechtsanwaltskanzleien, Lieferscheine, Versandbestätigungen, etc. – alles landet als E-Mail-Kommunikation im Empfängerpostfach und dokumentiert so auch die dahinterliegenden Arbeitsprozesse.
E-Mail als verlässliches Kommunikationsmittel
Auch wenn die Kommunikation (auch die betriebliche) per Social Media und Messenger-Diensten zunimmt, zeigt sich, dass viele Menschen der E-Mail-Kommunikation eine hohe Glaubwürdigkeit zuschreiben. Eine 2018 erhobene Studie von United Internet Media (3.000 Teilnehmer:innen im D-A-CH Raum) weist aus, dass 76,1% der Befragten die E-Mail als vertrauenswürdiger wahrnehmen als Messenger-Dienste oder Soziale Medien.
Transparenz der Daten
Interessant an der Studie ist, dass der Transparenz über Daten die höchste Relevanz bei den Befragten eingeräumt wird. 84,1% der Befragten wünschen sich einen schnellen und einfachen Überblick, welche Daten erhoben, gespeichert und verarbeitet werden.
Open Source Groupware
Die o.g. Studie betrachtet das private Kommunikationsverhalten, man darf jedoch zu Recht annehmen, dass die gleichen Ansprüche und Bedürfnisse der Nutzer:innen sich auch auf den betrieblichen Kontext ausdehnen. Nimmt man die o.g. Auswertungen ernst, dann ist die logische Konsequenz, dass betriebliche Kommunikation sich daran orientiert und eine Open Source Groupware (E-Mail und Calendering) bevorzugt, um das Bedürfnis der eigenen Mitarbeiter:innen nach Sicherheit und vertrauenswürdiger Kommunikation zu befriedigen. Jegliche proprietäre Software ist nicht in der Lage diesen Bedürfnissen vollständig nachzukommen.
E-Mail und Kollaborations-Tools
Werden in Unternehmen parallel sowohl E-Mail als auch Kollaborations-Tools wie z.B. Slack genutzt, hantieren die Mitarbeiter:innen mit zwei verschiedenen Anwendungen. In der Regel bieten diese verschiedenen Anwendungen weder die gleichen Sicherheitsbedingungen noch ähnliche Transparenz von Daten. Die Arbeit mit verschiedenen Anwendungen ist immer mit einem Mehraufwand von kleinen Arbeitsprozessen verbunden und sei es nur, dass zwischen den Anwendungen hin- und hergeklickt werden muss. Der Mehraufwand bedeutet für die/den Mitarbeiter:in grundsätzlich eine Unterbrechung im Arbeitsfluss und einen gewissen Aufmerksamkeitsverlust. Beide Faktoren können, summiert mit weiteren täglichen Einflüssen, zu Stress führen, der sich wiederum negativ auf Arbeitsleistung, Gesundheit und Wohlbefinden auswirkt.
Eine Alternative bietet sich hier ebenfalls im Open Source Sektor – nämlich dann, wenn sich ein Open Source Kollaborationstool wie z.B. Mattermost in die gewählte Open Source Groupware einbinden läßt und dem/der Mitarbeiter:in den Wechsel zwischen Anwendungen erspart und ihm/ihr eine einzige Arbeitsoberfläche bietet.
