Wir werden wieder vermehrt nach dem Kopano Archiver und seinen Funktionen gefragt, denn offensichtlich wird häufig eher eine E-Mail-Archivierung gesucht. Deshalb möchten wir unseren Archiver einmal in diesem Zusammenhang bewerten.
Grundsätzlich wurde der Kopano Archiver als ein Werkzeug zur Optimierung von Lastenverteilung und Optimierung von Storagekosten in großen Umgebungen erdacht. So lässt sich mit dem Kopano Archiver ein Regelwerk festlegen, welches Elemente (z.B. älter 30 Tage) auf einen anderen Kopano-Knoten verschieben lässt. Da die Zugriffe auf „alte E-Mails“ in der Anzahl und Häufigkeit seltener sind, als Zugriffe auf aktuelle E-Mails, kann der sekundäre Kopano-Knoten auch durchaus mit weniger teuren Hardwareanforderungen ausgestattet sein, als das Primärsystem für das Tagesgeschäft. Im E-Mail-Ordnersystem des Benutzers finden sich für alte E-Mails nur noch ein „Header“ aber nicht mehr die komplette Mail und eventuelle Anhänge. E-Mails bleiben so für die Nutzer transparent zugreifbar, werden aber im Bedarfsfall vom zweiten Kopano-Knoten ausgeliefert oder zugespielt.
Bei der Performance aktueller Mainstream-Hardware hat der Kopano Archiver allerdings längst nicht mehr die Bedeutung, wie noch vor einigen Jahren. Bereits mit moderaten Systemen lassen sich in der Regel problemlos mehrere Tausend Benutzer bedienen.
Zwar lässt sich mit dem Archvier auch ein Archiv erstellen, welches Daten protokollierend mitschreibt (vgl.https://documentation.kopano.io/kopano_archiver_manual/), die aktuellen gesetzlichen Anforderungen in Deutschland und der EU gehen jedoch über das Potential des Werkzeugs hinaus.
Der Kopano Archiver wird auch nicht als ein rechtskonformes Archiv beworben. Unser Fokus liegt primär auf der Groupware. Wir haben keine Vorlagen für eine Verfahrensdokumentation im Rahmen der aktuellen rechtlichen Anforderungen. Aber das ist für Kopano Kunden eigentlich auch kein Problem, denn wir haben einen Partner, der das Thema E-Mail-Archivierung für sein Produkt als Schwerpunkt hat.
Insbesondere im deutschsprachigen Open Source Umfeld ist das Benno MailArchiv (vgl. https://www.benno-mailarchiv.de/) in diesem Kontext sehr populär.
Der Hersteller (unser Partner LWsystems, vgl.https://www.lw-systems.de) bietet seit langer Zeit eine Integration in die Kopano WebApp an.
Also: Wer ein E-Mail Archiv sucht sollte nicht auf den Kopano Archiver setzen, sondern spezialisierten Produkten wie Benno Mailarchiv vertrauen.
