Eine gute Groupware ist unverzichtbar, um den täglichen Workflow und die Zusammenarbeit möglichst verschwendungsarm zu organisieren. Die Kommunikation per E-Mail, die Kalenderpflege oder die Verwaltung gemeinsamer Dokumente prägt vielfach den Arbeitsalltag, daher sollte die entsprechende Software die eigenen Arbeitsroutinen unterstützen. Viele Unternehmen nutzen aktuell Microsoft Exchange als Groupware. Doch das Bewusstsein für digitale Souveränität steigt und die Kritik an digitaler Abhängigkeit von US-amerikanischen Anbietern wird lauter. Die Abhängigkeit steigt noch einmal mehr, wenn Anbieter cloud-basierte Anwendungen forciert vorantreiben und den Betrieb auf dem eigenen Server erschweren oder sogar einstellen. Daher wird es für Unternehmen zunehmend wichtiger sich mit Alternativen zu beschäftigen.
Exchange-Alternativen: Die besten Groupwares
In diesem Artikel „Exchange-Alternativen: Die besten Groupwares“ nimmt heise.de sich des Themas an und stellt die fünf besten alternativen Anbieter – darunter auch Kopano – vor. Wir haben uns den Artikel einmal angesehen und ergänzen einige Aspekte, die aus unserer Sicht wichtig sind:
Die wohl bekannteste kostenpflichtige Alternative ist Google Workplace, das gleichzeitig auch eine Office365-Alternative ist. Wenn man eine reine Cloud-Lösung präferiert und wenige Datenschutzanforderungen erfüllen muss oder will, bieten die Google-Anwendungen eine gute Möglichkeit, mit vielfältigen Akteuren schnell und relativ unkompliziert zusammenzuarbeiten. Als Groupware-Ersatz ist hier jedoch zu bedenken, dass die Anwendungen nur über Googles eigene Cloud, die schlussendlich dem US-Recht unterliegt, funktionieren. Ein Betrieb auf dem eigenen Server ist nicht möglich.
Im Gegensatz dazu ist der Betrieb bei Kerio Connect, einer weiteren genannten Alternative, auf eigenen Servern – mit Windows-Systemen – möglich. Kerio Connect gehört zur Aurea Software Gruppe mit Hauptsitz in Austin, Texas, USA. Aurea vergleicht sich selbst mit Netflix oder Spotify und wirbt damit, sein Portfolio durch den Aufkauf von Technologie vergrößern zu wollen; 17 Übernahmen habe man bereits getätigt. Kerio Connect kann im Abo kostenpflichtig genutzt werden, es ist keine Open-Source-Version erhältlich. Wer sich lediglich teilweise von Microsoft verabschieden will, findet hier vielleicht seine Lösung. An dieser Stelle merken wir kritisch an, dass eine Abo-Lösung für Alles vielleicht attraktiv, weil bequem erscheinen mag, jedoch weitere Abhängigkeiten mit sich bringt.
Open-Xchange ist die Software eines deutschen Unternehmens. Sie ist genuin als Microsoft Alternative gedacht. Sie ist ebenfalls kostenpflichtig und hat eine recht offene Struktur. OX empfiehlt sich, wenn man sich auf E-Mail per IMAP konzentrieren möchte, wer die Kombination aus E-Mail, Kalender- und Aufgabenverwaltung braucht, ist mit einer MAPI-Datenbasis, die u.a. von Kopano angeboten wird, besser ausgerüstet. Heise nennt als Nachteil, dass der Betrieb von Open-Xchange nur auf den Servern des Anbieters möglich ist.
Eine weitere Alternative ist Zimbra, ursprünglich eine Open-Source-Software (seit Version 9 nicht mehr: https://kopano.com/digsov/to-be-or-not-to-be-the-influence-of-open-source-on-business-models/) , die auf einem Linux-System installiert wird und über einen E-Mail Client im Browser nutzbar ist. Es gibt eine kostenpflichtige SaaS-Version, bei der Serverbetrieb, Wartung und Support übernommen werden.
Die Kopano-Groupware als Open-Source-Alternative ist im Heise-Ranking der besten alternativen Anbieter eine der wenigen Lösungen, die sowohl lokal als private Cloud als auch in einer Cloud bei einem beliebigen Hoster/Cloudanbieter Ihrer Wahl betrieben werden kann. D.h. bei dieser Lösung hat der/die Nutzer:in die vollständige Kontrolle über die eigenen Daten. Der europäische Anbieter Kopano mit Firmensitzen in Deutschland und den Niederlanden bietet mit Kopano ONE künftig die Möglichkeit, beim Kauf direkt unter unterschiedlichen Cloudanbietern auswählen können. Kopano ONE empfiehlt sich einerseits für Unternehmen mit bis zu 250 Nutzer:innen, die nicht unbedingt in der Kommandozeile zu Hause sind und eine schnelle, unkomplizierte Einrichtung über eine Konfigurationsassistenz wünschen. Andererseits bietet die Kopano Groupware großen Unternehmen oder Organisationen mit mehr als 250 Nutzer:innen eine mächtige und individualisierbare Lösung: Kopanos RestAPI ist MS Graph-kompatibel und gerade auch für den öffentlichen Sektor interessant, um seine zusätzlichen Anwendungen an Kopano anzubinden und digital souverän zu werden.
Fazit
Es gibt sehr unterschiedliche Alternativen zu Microsoft Exchange. Welche der genannten Alternativen Sie wählen, hängt nahezu ausschließlich von Ihren Anforderungen und Ansprüchen ab. Möchten Sie den eigenen Server nutzen oder die Anbieter-Serverstruktur oder am liebsten die freie Wahl haben? Ist es Ihnen wichtig, dass Office-Anwendungen mitnutzbar sind? Präferieren Sie einen Anbieter, der dem EU-Recht unterliegt oder vertrauen Sie einem US-Anbieter? Soll die Open-Source-Software nur einsehbar oder auch individualisierbar sein?
Unsere Empfehlung an dieser Stelle: Wir präferieren die individualisierbare Lösung. Denn es ist nicht nur wichtig, die Hoheit über alle Daten zu haben, sondern auch die Funktionen einer Software unter Kontrolle zu haben. Wenn der Anbieter Funktionen einer Software nach Belieben ändern (oder auch abschalten) kann, bedeutet das bei Ihnen Aufwand, d.h. Kosten: Geschäftsprozesse und/oder Mitarbeiter:innen müssen sich – auch bei den kleinsten Änderungen – anpassen.
