So wie die komplette Microsoft Office Suite ist auch Outlook eine auf dem PC betriebene Software. Im Zeitalter von Clouds ist nicht nur das überholt – viele der Technologien in Outlook und Office sind schon Jahrzehnte alt und Algorithmen für die lokale Verzahnung von zum Beispiel Outlook mit Excel oder Windows entsprechen nicht den offenen Standards von heute. Es ist schier unmöglich, ein System dieser Komplexität auf tausenden einzelnen Anwender-PCs sicher zu betreiben.
Dadurch, dass Befehle in Outlook direkt auf Office oder Windows wirken, wird es immer wieder zu massiven Hacks kommen.
Der einzige Weg, um aus diesem Dilemma zu entkommen, ist ein Aufbrechen dieser Verzahnung. Komplexität muss von den tausenden von PCs auf Server gezogen werden. Es muss definierte, zentral verwaltbare Schnittstellen geben, die genau das machen was sie sollen – nicht weniger und vor allem nicht mehr. Das geht nur mit Open Source Software und der konsequenten Nutzung offener Standards.
Moderne Software wie die Kopano DeskApp oder WebApp basieren auf einem sehr ähnlichen Funktionskonzept wie Outlook. Benutzer können wie gewohnt arbeiten. Die Vorgänge beim Öffnen eines Anhangs sind definierbar und kontrollierbar. Bei gleichbleibender Usability reduziert dies Aufwand und erhöht die Sicherheit.
Zudem gewinnt man dadurch Unabhängigkeit von Plattformen. Windows-Benutzer arbeiten genau so mit Ihrem Windows-System, wie sie es bisher gewohnt waren. Sie können dann aber ohne zum Sicherheitsproblem zu werden ebenso auf macOS oder Linux arbeiten. Die Oberfläche und Bedienung der Groupware bleibt exakt identisch.
