Vorwort

Wir haben im Sommer diesen Jahres unser neues Produkt Kopano Cloud als Service eingeführt. Mit der Einführung der Produkte unserer OEM-Partner TUXGUARD GmbH (groupios) und linudata GmbH (Kopanion) wird Kopano Cloud für ein breiteres Publikum, insbesondere im On-Premises-Markt, verfügbar.

Natürlich wird eine Migration zu Kopano Cloud nun interessant. Die nachfolgenden Zeilen sollen aufzeigen, wie man einem solchen Szenario aus einer allgemeinen Perspektive begegnen kann. Diese könnten Sie dazu anleiten Ihren eigenen Weg für Ihren spezifischen Fall zu finden.

Sofern Sie ein Langzeitkunde sind, haben Sie evtl. bisher noch keiner echten Migration gegenübergestanden. Insbesondere Nutzer des Vorgängers Zarafa Collaboration Suite haben damals den Luxus, ein In-Place-Upgrade zur Kopano Groupware durchführen zu können, gehabt – und konnten so eine echte Migration von einem System zu einem anderen vermeiden. Dies war nur möglich, weil Kopano Groupware und Zarafa Collaboration Suite eine gemeinsame Codebasis teilten.

Kopano Cloud ist ein neuer Software Stack. Die internen Abläufe unterscheiden sich. Von Kopano Groupware (oder jedem anderen E-Mail- / Groupwaresystem) auf Kopano Cloud zu wechseln ist eine echte Migration – Daten müssen von einem System zu einem anderen System übertragen werden. Allerdings ist eine Migration weit mehr, als nur Daten zu bewegen – mehr dazu weiter unten.

Dies bedeutet, dass selbst Kopano Groupware Kunden im gleichen Boot, wie alle neuen Kunden sitzen, die von einer anderen Lösung migrieren. Aber dies ist nicht, vor dem man sich fürchten müsste…

Machen Sie sich mit der Situation vertraut

Eine Reise unvorbereitet in nicht kartografiertes Gelände zu starten wird sehr wahrscheinlich viele (und sicherlich auch unangenehme) Überraschungen bereithalten. Der deutlich bessere Ansatz ist vorausschauend zu planen, bevor mit dem Handeln begonnen wird.

Quelle und Ziel

Machen Sie sich zunächst mit dem System, welches Sie aktuell im Einsatz haben, vertraut. Sobald eine E-Mailinfrastruktur besteht, wird diese nur schwer ihren Dienst versagen (sofern alles korrekt gemacht wurde) – bedeutet, dass es eher unwahrscheinlich ist, dass Sie in regelmäßigen Abständen mit allen Aspekten konfrontiert sein werden. Das Auffrischen Ihres Wissens über das System, welches genutzt wird und wie dieses mit anderen Systemen interagiert ist immer ein guter Ausgangspunkt.

Entdecken Sie die Fähigkeiten von Kopano Cloud und machen Sie sich Notizen zu allem, was für Sie anders oder unerwartet ist. Nur wenn Sie den Fluss verstehen, werden Sie das richtige Boot wählen diesen zu befahren.

Kennen Sie Ihr Umfeld

Die meisten Systeme, inkl. E-Mail- / Groupwaresysteme, interagieren mit und/oder sind abhängig von anderen Systemen, um Dienste bereitstellen zu können. Sei es in Relation zu darunterliegenden Betriebssystemen, Netzwerk, Virtualisierung oder dem Fluss der Daten zwischen diesen. Ressourcen zu haben ist eine Sache – zu wissen, wie diese interagieren und sie angemessen zu pflegen ist eine andere.

Hören Sie niemals auf sich selbst Fragen nach dem ‚großen Ganzen‘ zu stellen. Es gibt keine dummen Fragen – nur die jeniegen, die nicht verfolgt werden.

Datenbereinigung

Eine anstehende Migration kann auch ein guter Zeitpunkt sein, um einige obsolete Daten zunächst loszuwerden – was nicht länger benötigt wird muss auch nicht migriert werden. Sie werden überrascht sein wie viele redundante oder veraltete Daten sich finden lassen – sei es, dass diese bereits archiviert sind, in anderem Kontext ebenfalls existieren oder schlicht eine Verletzung von gesetzlichen oder internen Richtlinien zur Vorhaltezeit darstellen.

Tests / Proof-of-Concept

Tun Sie sich selbst einen gefallen und testen Sie eine Migration, bevor Sie in einer produktiven Umgebung „all-in“ gehen. Theoretische Vorbereitung ist eine Sache – auf der anderen Seite wird praktische Durchführung Ihnen helfen die Themen zu identifizieren, die Sie noch nicht bedacht haben und/oder wo ihre Planung der Anpassung bedarf.

Drehbuch und Abbruchpunkte

Sammeln Sie im Voraus so viel Erfahrung wie möglich. Die anstehenden Aufgaben, Performance der involvierten Systeme und auch die Fähigkeiten von Kollegen zu kennen, ermöglicht Ihnen ein Drehbuch zu erstellen, was wann von wem zu erledigen ist und wie lange es dauern könnte.

Darauf basierend können Sie Abbruchpunkte für Ihre Migration definieren – wenn etwas unerwartetes passiert, können Sie echte Probleme von kleinen Irritationen unterscheiden. Regeln aufzustellen, die Sie und Ihre Kollegen befolgen, wenn Sie einen Abbruchpunkt erreichen, ist ebenfalls eine gute Wahl.

Seien Sie stets in der Lage an den Ausgangspunkt zurückzukehren – Backups / Snapshots zu haben ist Pflicht. Riskieren Sie keinen Datenverlust oder einen undefinierten Systemzustand. Als menschliches Wesen wird es immer möglich sein, dass Sie etwas vergessen oder nicht richtig machen – auch bei der besten Vorbereitung. Einen Abbruchpunkt zu erreichen ist absolut OK, sofern Sie Sicherheitsmaßnahmen getroffen haben. Wenn Sie mit der Möglichkeit abzubrechen rechnen, werden Sie im Bedarfsfall einen kühlen Kopf bewahren.

Niedrig hängende Früchte

Identifizieren Sie Aufgaben, bei denen weniger qualifizierte Personen zu Ihrem Projekt beitragen können und bringen Sie diese mit an Bord. Dies könnte z.B. eine Gruppe Schlüsselbenutzer sein, die anderen helfen sich an Änderungen durch die Migration zu gewöhnen, was den internen Supportaufwand reduzieren und/oder die Geschwindigkeit im Migrationsprozess erhöhen kann.

Diese Anwender könnten auch die ersten sein, die im Rahmen eines PoC, mit der neuen Software in Berührung kommen, was ihnen die Möglichkeit gibt anstehende Änderungen zu verstehen und über diese zu reflektieren – sie also in die Lage versetzt abzuschätzen, wann und wo zusätzliche Aufmerksamkeit erforderlich sein könnte.

Unterschätzen Sie niemals den Wert, den nicht-technische Personen beitragen können, um alle anderen bei der Anpassung zu begleiten. Wert ist wörtlich in diesem Fall – Schlüsselbenutzer können grundsätzlich ein sehr kosteneffektives Werkzeug im IT-Umfeld sein.

Kommunikation mit Interessenvertretern

Verstehen Sie, dass nahezu alle in Ihrer Organisation von einer Migration betroffen sein werden – direkt oder indirekt. Lassen Sie diese nicht im Dunkeln über das was passiert und was sich ändern wird. Informieren Sie im Voraus darüber was in und wann Schritte der Migration passieren – und auch, wenn bestimmte Meilensteine erreicht wurden. Alle auf dem gleichen Stand zu halten kann helfen Verständnis für die Wichtigkeit Ihrer Aufgabe zu generieren.

Und zum Schluss…

Nehmen Sie Ihre Aufgabe ernst

Niemand ist perfekt – dies ist etwas auf das Sie sich verlassen können. Vorbereitet zu sein, um mit Unvollkommenheit und Unerwartetem in stressigen Situationen umzugehen, ist was Profis von der Masse abhebt. Es ist genauso wichtig für die Migration, wie das Wissen, welches überhaupt erst erforderlich ist, diese durchführen zu können.

Etwas in Hetze und/oder als Nebentätigkeit zu tun, was Aufmerksamkeit braucht, wird Ihnen nichts nützen! Natürlich kann und sollte der Zeitaufwand für bestimmte Aufgaben optimiert werden, allerdings sollte man sich auch einen gewissen Puffer / “Spielraum” lassen, um alles gut zu bewältigen.

Behalten Sie immer Ihre Anwender im Kopf – sie mit den Diensten und Informationen zu versorgen, die sie brauchen, ist entscheidend. Am Ende ist die meiste Software und Dienste für sie gedacht, und nicht für Sie selbst.

Abschließende Gedanken

Migration ist eine häufige und notwendige Erscheinung im IT-Umfeld. Sie bedeutet Veränderung und in den meisten Fällen Verbesserung. Migration bedeutet auch Aufwand – da gibt es keinen einfachen Weg drumherum.

Eine ruhiges Gemüt, eine gute Vorbereitung und Kommunikation während des gesamten Prozesses werden in einer Übergangsphase den Unterschied ausmachen.

Auch wenn viele erfahrene Leser das eine oder andere wiedererkennen werden, hoffen wir, dass dies für einige als Konstrukt dienen kann, um Vertrauen in die Planung und Durchführung eines Migrationsprojekts zu finden.

Viele haben solche Aufgaben bereits erfolgreich bewältigt – und Sie werden es auch!