Seit Jahren redet die Politik und eigentlich auch fast ganz Europa viel über die digitale Souveränität und die Hoheit über unsere Daten, die wir zurückgewinnen wollen. In den letzten 15 Monaten sind wir bei Kopano wichtige Schritte gegangen, um digitale Souveränität mit E-Mails und Teamkalendern für alle Organisationen erreichbar zu machen. Dabei sehen wir drei Dinge als grundlegend und wichtig an: (1) Die eigenen Daten unter eigener Kontrolle zu haben, (2) die eigenen Daten auch in allen möglichen anderen Diensten nutzen und mit diesen verknüpfen zu können und (3) die Möglichkeit zu haben, ein solches System auch wirklich allein aufzusetzen und betreiben zu können.
Noch sind wir nicht angekommen, aber wir befinden uns auf der Zielgeraden.
Warum ist digitale Souveränität für E-Mails und Kalender wichtig?
Neben E-Mails und Kalendern zählen hier auch gemeinsame Postfächer, die Verwaltung von Ressourcen (Dienstfahrrad, Auto, Besprechungsraum, Videobeamer, …) oder Aufgabenlisten hinzu. Diese Werkzeuge machen die Zusammenarbeit von Teams aus. Sie bilden einen zentralen Bestandteil der Infrastruktur – nämlich die Infrastruktur für Kommunikation und Zusammenarbeit.
E-Mail klingt im Jahr 2021 manchmal etwas altbacken. Aber seien wir doch mal ehrlich: Auf keinem anderen digitalen Weg erreichen wir wirklich alle. Neueste Apps zur Organisation unseres Wissens, gemeinsamen Projektplanung oder Terminfindung funktionieren genau dann am besten, wenn diese über Änderungen ihrer Inhalte per E-Mail informieren. Und wenn wir uns irgendwo registrieren oder ein Passwort vergessen haben, dann kommt der Link um sich anzumelden auch per E-Mail. E-Mail ist die zentrale Kommunikationskomponente und viel wichtiger: Hier laufen die sensiblen Daten aller anderen Dienste auf.
Und Kalender? Mit einer Projektverwaltungssoftware hier, einem CRM-System voller Reminder da und einem (virtuellen) Raumbuchungs- oder Videokonferenzsystem sollte sich das doch alles erschlagen lassen, oder? Ja, fast. Denn jede:r Mitarbeiter:in hat jede Stunde ihres/seines Arbeitstages nur einmal und Projekte erfordern, dass auch über Teamgrenzen hinweg zusammengearbeitet wird. Um den Arbeitsalltag optimal zu organisieren, benötigt es idealerweise einen zentralen Kalender. Analog zur E-Mail werden sich auch hier die kritischen Informationen aller anderen Systeme finden: Die Namen von Kunden, die internen und externen Teilnehmer:innen an Besprechungen, etc.
Daten kontrollieren und nutzen
Schon 2005 haben wir damals noch unter dem Namen Zarafa eine Software angeboten, die Organisationen aller Art die Kontrolle über genau diese Daten in eigenen Datenbanken gegeben hat. Unsere Software haben wir kontinuierlich weiterentwickelt, den Quellcode veröffentlicht und andere Applikationen eingebunden.
Das „Einbinden“ anderer Applikationen ist jedoch nicht mehr state-of-the-art. Natürlich ist es nach wie vor hilfreich, den Unternehmenschat in der Mail-App zu sehen oder eine Videokonferenz per Mausklick zu öffnen. Aber die eigentliche Nutzung der Daten findet innerhalb anderer Dienste statt. Bei uns ist das typischer Weise der Kalender: Jede Software, die mit Terminen zu tun hat, muss wissen, wann die/der Anwender:in überhaupt Zeit hat. Idealerweise weiß diese Software das dann auch für alle anderen Beteiligten. Mit Aufgabenlisten, freigegebenen Dateien oder Chatverläufen ist es ähnlich.
Ein wichtiger Grundpfeiler von Kopano ist deswegen Kopano Kraph. Das ist unsere RestAPI, deren herausragendste Fähigkeit ihre Kompatibilität zur RestAPI von Microsoft Graph – dem Zugang für Drittsoftware zu MS 365 – ist. Diese API, verbunden mit der Authentifikation über den OpenID Connect Service Kopano Konnect, ermöglicht es, allen mit MS 365 kompatiblen Clouds und Drittapplikationen nur durch Änderung des Zugangspunktes Zugriff auf die eigenen Daten zu gewähren – und diesen natürlich im Falle des Falles auch wieder zu widerrufen.
Das, was um das Jahr 2008 herum die Verbindung zwischen unserer damaligen Software Zarafa und MS Outlook war, ist heute die Verbindung von Kopano mit allen Diensten, die mit MS 365 sprechen via Kopano Kraph.
Digitale Souveränität einfacher erreichen
Zu den Hauptfaktoren, die Organisationen aller Art vor dem Betreiben einer digital souveränen Lösung zurückschrecken lassen, zählen die Komplexität, diese aufzusetzen und die Verantwortung, sie sicher zu betreiben. Gerade bei E-Mail-Servern wird das schnell zu einer Herausforderung.
Wir stellen uns dieser Herausforderung mit Kopano ONE. Die Idee ist, zum einen die Infrastruktur von der Datenhaltung zu trennen und zum anderen Kopano ONE on-premise, auf Appliances und in der Cloud verfügbar zu machen. Schon heute gibt es Pakete für Linux-Distributionen und Appliances wie zum Beispiel die virtuelle Maschine auf Basis von Univention. Noch dieses Jahr werden wir weitere Appliances wie Cloudron, Synology oder QNAP hinzufügen. Auch für dieses Jahr planen wir die ersten Cloud-Angebote mit zertifizierten Partnern, die neben dem reibungsfreien Betrieb auch den Wechsel zu anderen Anbietern oder eigenen Installationen garantieren.
Die Infrastruktur für den Versand und Empfang von E-Mails ist eine Herausforderung. Effiziente SPAM- und Virenbekämpfung fordern hier ähnlich viel Sachverstand wie das Sicherstellen, dass die eigenen E-Mails nicht von Blacklists anderer blockiert werden. Wir arbeiten an einer Infrastrukturkomponente für alle selbst gehosteten E-Mail-Dienste, die genau diese Aufgabe in die vertrauensvollen Hände von Internet Service Providern, den Experten für diesen Job, legt.
Your data, your terms
Vor uns liegt ein herausforderndes Jahr 2021. Unser Slogan der vergangenen Jahre treibt uns dabei mehr als je zuvor an. Jetzt geht es nicht mehr nur darum, die eigenen Daten in den eigenen Händen zu halten. Es geht endlich auch darum, diese anderen vertrauenswürdigen Diensten zur Verfügung zu stellen.
Wir befinden uns noch auf dem Weg, dieses Ziel zu erreichen. Schon heute können Sie mit Kopano ONE einen Mail- und Kopanoserver skript-kompatibel einrichten oder als Appliance einfach starten. Auch die ersten Integrationen auf Basis von Kopano Kraph haben wir bereits verlinkt. Probieren Sie es aus und – wenn Sie an dieselben Ideen glauben wie wir – helfen Sie uns: Weisen Sie Ihre Cloud-Provider und die von Ihnen genutzten Services auf unsere Software hin. Die könnten die nächsten Integrationen mit Kopano sein.
